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Assinatura Eletrônica TAE (TOTVS Assinatura Eletrônica)

Saiba como funciona a assinatura eletrônica TAE no Quírons, como configurar e como utilizá-la no dia a dia.

Escrito por Suporte Produto

Importante — Solicitação de liberação
Para começar a utilizar a Assinatura Eletrônica TAE (TOTVS Assinatura Eletrônica) no seu ambiente, é necessário solicitar a liberação da funcionalidade ao nosso time de atendimento.
Entre em contato pelo chat de suporte dentro do Quírons informando que deseja habilitar a TAE. Nossa equipe fará a ativação da feature e o suporte técnico para a configuração inicial da integração na sua empresa.
Sem essa liberação prévia, as opções de assinatura digital não ficarão disponíveis no sistema.

Sobre a funcionalidade

A Assinatura Eletrônica TAE integra o Quírons à plataforma TOTVS Assinatura Eletrônica, permitindo formalizar documentos do sistema com validade jurídica, rastreabilidade e controle completo do ciclo de assinatura.
Com a TAE você pode:

  • Gerar o documento-base direto do Quírons para assinatura;

  • Enviar o documento para um ou mais assinantes;

  • Acompanhar o status da assinatura em tempo real;

  • Visualizar o documento durante o processo;

  • Cancelar assinaturas pendentes;

  • Baixar o documento assinado ao final do processo;

  • Reassinar documentos quando necessário.

Documentos disponíveis para assinatura

Atualmente, os seguintes registros do Quírons suportam assinatura eletrônica via TAE:

Documento

Módulo

ASO — Atestado de Saúde Ocupacional

Prontuários Médicos / Agenda

Atestado Médico

Prontuários Médicos

Laudos e Programas (PCMSO, AET, entre outros)

Laudos e Programas

Ordem de Serviço

Ações de Pessoas

Entrega de EPI

Entregas de EPI

Critérios de habilitação

A funcionalidade de assinatura eletrônica estará disponível somente quando todas as condições abaixo forem atendidas:

  1. Feature Flag habilitada — solicite ao nosso suporte conforme indicado no início deste artigo;

  2. Integração configurada — a integração da empresa com a TOTVS Assinatura Eletrônica deve estar ativa;

  3. Usuário autenticado com perfil compatível — por exemplo, perfil Médico para assinatura de ASO e Atestado Médico;

  4. Credenciais válidas do usuário cadastradas na plataforma de assinatura.
    Quando todas as condições forem atendidas:

  • O card Autenticar Integração será exibido em Minha Conta → Integração;

  • Após validação das credenciais, o botão GERENCIAR DOCUMENTOS será disponibilizado;

  • O botão redireciona para a listagem de documentos gerados para assinatura digital.

Como configurar

A configuração da TAE acontece em dois níveis: a configuração da integração da empresa (feita normalmente pelo administrador) e o cadastro de credenciais individuais de cada usuário.

Passo 1 — Autenticar a integração da empresa

Esta etapa é feita uma única vez pelo administrador do sistema.

  1. Acesse Minha Conta → Integração;

  2. Localize TOTVS Assinatura Eletrônica na seção Autenticar Integrações;

  3. Clique no ícone de configuração e informe os dados de Usuário Administrador e Senha;

  4. O sistema gera um Token de Autenticação que deve ser usado na configuração da integração na plataforma TOTVS.

Dica: copie e guarde o token gerado em local seguro. Ele será necessário para configurar o webhook na plataforma da TOTVS, antes de cadastrar as credenciais dos usuários.

Passo 2 — Cadastrar credenciais individuais de cada usuário

Cada usuário que for assinar documentos precisa cadastrar suas próprias credenciais.

  1. Acesse Minha Conta → Perfil;

  2. Localize o card Assinatura Digital;

  3. Clique no ícone de edição e preencha:

    • Integração: TOTVS Assinatura Eletrônica (TotvsSign);

    • Usuário: login utilizado na plataforma da TOTVS;

    • Senha: senha da plataforma.

  4. Clique em CONFIRMAR.
    Quando as credenciais forem validadas com sucesso, o sistema exibirá a mensagem “As credenciais foram validadas com sucesso!” e o botão GERENCIAR DOCUMENTOS ficará disponível.

Importante: as credenciais são pessoais e estão vinculadas ao usuário do Quírons que aciona a assinatura. Sem credenciais cadastradas, o sistema exibirá a mensagem “Configure as credenciais da assinatura digital antes de assinar.”

Como gerar um documento para assinatura

Vamos usar o ASO como exemplo principal, por ser o fluxo mais completo. Os demais documentos seguem a mesma lógica geral.

Onde iniciar a assinatura

A primeira geração de documento deve ser feita a partir das telas:

  • Agenda — abrir o paciente com consulta realizada e/ou ASO vinculado;

  • Prontuários Médicos — abrir o paciente e localizar o ASO na tabela Atestado de Saúde Ocupacional.
    Estes pontos são obrigatórios porque o documento precisa estar vinculado ao registro original (por exemplo, o certificateId do ASO).

Passo a passo

  1. Acione o ícone Assinar documento na linha do registro desejado;

  2. Selecione a opção Assinar documento digitalmente;

  3. O sistema exibirá o modal Assinatura digital;

  4. Selecione o(s) assinante(s): Médico, Paciente ou ambos;

  5. Preencha os campos exibidos conforme o tipo de assinante selecionado;

  6. Clique em CONFIRMAR.

Exemplo Assinatura Atestado de Saúde Ocupacional (ASO):

Fluxos de assinatura disponíveis

A TAE suporta três combinações de assinantes. A interface se adapta automaticamente conforme sua escolha.

Fluxo 1 — Apenas Médico

Interface:

  • Campo Assinante preenchido automaticamente com o nome do médico logado e desabilitado para edição;

  • Campo Tipo de assinatura habilitado para escolha (por exemplo, ICP-Brasil ou Eletrônica).
    ​Execução:

  • Ao confirmar, o sistema abrirá o modal embedded da TOTVS dentro do próprio Quírons;

  • O médico deverá Assinar ou Rejeitar o documento;

  • O documento será registrado com status ASSINADO, PENDENTE ou REJEITADO.
    ​Após assinar:
    O médico poderá baixar um arquivo .zip contendo todos os documentos referentes àquele registro. O download pode ser feito pelo próprio modal, pela tabela do registro ou pela tela /documents.

Fluxo 2 — Apenas Paciente

Interface:

  • Campo Assinante preenchido com o nome do paciente (obtido do prontuário);

  • Campo Tipo de assinatura disponível;

  • Campo E-mail do assinante obrigatório.
    ​Execução:

  • O documento será enviado ao e-mail informado;

  • A assinatura será realizada externamente pelo paciente, fora do Quírons;

  • O documento inicia com status PENDENTE até que o paciente conclua a assinatura.

Fluxo 3 — Médico e Paciente

Interface:

  • Todos os campos dos fluxos anteriores ficam habilitados;

  • É necessário informar o e-mail do paciente.
    ​Execução:

  • O e-mail é enviado ao paciente;

  • O modal de assinatura da TOTVS é aberto imediatamente para o médico;

  • O documento é registrado inicialmente como PARCIALMENTE ASSINADO, evoluindo para ASSINADO quando o paciente concluir a assinatura por e-mail.

Reassinatura de documento

Caso seja necessário gerar uma nova versão da assinatura de um documento já existente, é possível reassinar.

Quando é possível reassinar

A reassinatura está disponível apenas para documentos com status:

  • ASSINADO

  • PENDENTE

  • PARCIALMENTE ASSINADO

Como funciona

  1. Acione o ícone Assinar documento na linha do registro;

  2. Selecione Reassinar documento digitalmente;

  3. O sistema exibirá um aviso informando que o documento anterior será invalidado;

  4. Confirme para gerar a nova versão.
    Ao confirmar a reassinatura:

  • O documento anterior é invalidado;

  • Um novo documento é gerado;

  • O ciclo de assinatura é reiniciado.

Concluir assinatura de um documento (embedded)

Se o médico fechar o modal antes de assinar, recarregar a página ou tiver qualquer outra interrupção, não é necessário gerar o documento novamente.
A ação Concluir assinatura do documento abre diretamente o embedded da TOTVS para finalizar a assinatura.
Esta ação fica disponível quando:

  • O status do documento for PENDENTE ou PARCIALMENTE ASSINADO;

  • O assinante principal (médico) ainda não tenha concluído a assinatura via certificado.

Edição do registro após geração do documento

Caso o ASO (ou qualquer outro registro) seja editado após a geração do documento para assinatura digital:

  1. O documento anteriormente gerado será descartado;

  2. O ciclo de assinatura é reiniciado;

  3. Será necessária uma nova geração de documento.

Dica: confira todas as informações do registro antes de iniciar o processo de assinatura, para evitar retrabalho.

Cancelamento de assinatura

Quando é possível cancelar

O cancelamento é permitido apenas quando o status do documento for:

  • PENDENTE

  • PARCIALMENTE ASSINADO

Como cancelar

  1. Acione o ícone de ações na linha do documento;

  2. Selecione Cancelar assinatura do documento;

  3. Confirme a operação no modal exibido.
    Ao confirmar, o status será atualizado para CANCELADO.

Atenção: se o documento já tiver sido assinado entre a abertura do modal e a confirmação do cancelamento (atualização assíncrona de status), o sistema impedirá o cancelamento e exibirá um aviso informando que o status atual é ASSINADO.

Status do documento

Durante o ciclo de vida, o documento passa pelos seguintes status:

Status

Significado

PENDENTE

Documento gerado, aguardando assinatura de ao menos um assinante

PARCIALMENTE ASSINADO

Um dos assinantes já concluiu, faltam outros

ASSINADO

Todos os assinantes concluíram — documento finalizado

REJEITADO

O assinante recusou a assinatura

CANCELADO

A assinatura foi cancelada antes da conclusão

Ações disponíveis por status

A tabela abaixo resume quais ações estão disponíveis para cada status:

Status

Consultar

Visualizar

Reassinar

Cancelar

Imprimir assinado

PENDENTE

✅

✅

✅

✅

—

PARCIALMENTE ASSINADO

✅

✅

✅

✅

—

ASSINADO

—

✅

✅

—

✅

REJEITADO

—

✅

—

—

—

CANCELADO

—

✅

—

—

—

Gerenciar documentos gerados

Em Minha Conta → Perfil → Assinatura Digital → GERENCIAR DOCUMENTOS você acessa a relação completa de todos os documentos vinculados ao processo de assinatura digital.
A listagem exibe:

  • Assinantes

  • Pendentes (e-mails ainda não assinados)

  • Id TOTVS

  • Entidade (ASO, Atestado, Laudo, OS, Entrega de EPI)

  • Tipo de assinatura (ICP-Brasil, Eletrônica)

  • Data de geração

  • Status

  • Ações (consultar, baixar assinado, etc.)

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