Este procedimento tem como objetivo garantir que as transferências de colaboradores entre filiais ocorram corretamente no Quírons, preservando o histórico ocupacional e evitando a criação de cadastros duplicados durante as integrações com o Protheus.
Em quais situações este procedimento deve ser utilizado?
Sempre que houver transferência de colaboradores entre filiais, especialmente nos casos em que o colaborador retorna para uma filial onde já trabalhou anteriormente.
Exemplo
O colaborador é admitido na Filial A.
É transferido para a Filial B.
Posteriormente retorna para a Filial A.
Nesse cenário, já existe um cadastro histórico na Filial A, que deverá ser considerado durante o processo.
Por que podem ocorrer cadastros duplicados?
A duplicidade pode ocorrer quando o colaborador retorna para uma filial onde já possui um cadastro integrado anteriormente.
Exemplo prático
O colaborador foi admitido na Filial A e integrado ao Quírons.
Posteriormente foi transferido para a Filial B.
O cadastro da Filial A permaneceu no sistema com status de Demitido, preservando o histórico daquela matrícula.
Quando o colaborador retorna da Filial B para a Filial A, é necessário realizar o exame de transferência (ASO de Mudança de Risco, conforme o processo adotado pela empresa).
Para viabilizar o lançamento do ASO, o usuário cria manualmente um cadastro como Candidato na Filial A.
Em seguida, o RH realiza a integração do colaborador pelo Protheus.
Quando a integração é processada, o Quírons identifica que já existe um cadastro histórico para aquela matrícula e filial através da chave de integração. Dessa forma:
O cadastro histórico que estava como Demitido é atualizado e reativado.
O cadastro criado manualmente como Candidato não é utilizado pela integração.
Passam a existir dois registros da mesma pessoa na filial, gerando a percepção de duplicidade.
Por esse motivo, é fundamental verificar previamente se já existe um cadastro na filial de destino antes de criar um novo registro.
Como verificar se já existe cadastro na filial de destino?
Acesse:
Outros > Pessoas
Pesquise o colaborador na filial para a qual ele será transferido.
Verifique inclusive registros com situação inativa ou demitida.
O que fazer se já existir cadastro na filial de destino?
Quando houver um cadastro anterior do colaborador na filial de destino:
Acesse o cadastro existente.
Marque a opção Ativo.
Salve as alterações.
Esse será o cadastro que deverá ser utilizado durante todo o processo de transferência.
O que fazer se não existir cadastro na filial de destino?
Caso seja a primeira vez que o colaborador esteja sendo transferido para aquela filial:
Acesse Outros > Pessoas.
Cadastre o colaborador como Candidato.
Salve o registro.
Esse cadastro permitirá a realização dos lançamentos necessários até a integração ser concluída.
Quando o ASO deve ser lançado?
Após garantir que existe um cadastro válido e ativo na filial de destino.
Fluxo recomendado:
Verificar a existência do cadastro.
Reativar o cadastro existente ou criar um cadastro de candidato quando necessário.
Realizar o lançamento do ASO de Mudança de Risco (ou conforme o procedimento interno adotado pela empresa para transferências).
Quando a integração do RH deve ser realizada?
A integração deve ocorrer somente após:
Validação do cadastro na filial de destino.
Reativação do cadastro existente ou criação do cadastro de candidato.
Lançamento do ASO.
Após essas etapas, o RH poderá enviar os dados através da integração do Protheus.
O que acontece quando a integração chega ao Quírons?
O comportamento dependerá da existência de um cadastro histórico na filial.
Quando já existe um cadastro anterior na filial
O Quírons:
Identifica o registro por meio da chave de integração.
Atualiza o cadastro histórico existente.
Reativa o colaborador quando necessário.
Mantém o histórico ocupacional já existente.
Quando não existe cadastro anterior na filial
O Quírons:
Recebe os dados enviados pelo RH.
Associa as informações ao cadastro criado para o processo.
Mantém apenas o registro correspondente àquele vínculo.
Em resumo:
Quando um colaborador retorna para uma filial onde já possui histórico, o Quírons utiliza o cadastro originalmente integrado e o atualiza com as informações recebidas do Protheus. Por isso, a verificação prévia dos registros existentes é essencial para evitar a existência simultânea de um cadastro histórico reativado e um cadastro de candidato criado manualmente, preservando o histórico ocupacional e garantindo a integridade das informações do colaborador.
Importante
Não é recomendável criar um novo cadastro se já existir um registro anterior para o colaborador naquela filial, pois a integração atualizará o cadastro histórico existente.