O que é o compartilhamento de cadastros
O compartilhamento de cadastros permite que um registro criado uma vez fique disponível para todas as filiais da organização. Em vez de cadastrar o mesmo centro de custo, exame ou vacina em cada filial, o registro é gravado no nível da organização e passa a valer para todas as filiais dela.
A configuração fica em Minha Conta › Organização, no bloco Compartilhamento de Cadastros, que define, para cada cadastro, o nível em que ele é compartilhado.
Níveis disponíveis:
Nível | Quem enxerga o registro |
Organização | Todas as filiais da organização |
Filial | Somente a filial que criou o registro |
Importante!
Não há níveis intermediários: um registro compartilhado vale para todas as filiais da organização.
Antes de começar
Requisito | Detalhe |
Perfil de acesso | Somente usuários Administradores podem alterar os níveis de compartilhamento |
Funcionalidade liberada | O compartilhamento precisa estar habilitado para a organização. Em caso de dúvida, contatar o suporte |
Cadastro vazio | O nível de um cadastro só pode ser alterado enquanto ele não possui nenhum registro na organização |
Importante!
Ao ativar a funcionalidade, nenhum registro existente passa a ser compartilhado automaticamente. Os cadastros já existentes continuam vinculados à filial de origem.
1. Acessar as configurações
No canto superior direito, clicar no avatar do usuário.
Selecionar Minha Conta.
Abrir a aba Organização.
O bloco Compartilhamento de Cadastros fica nessa página, abaixo do bloco Filiais.
2. Definir o nível de cada cadastro
No bloco Compartilhamento de Cadastros, cada linha representa um cadastro do sistema. A coluna Situação indica se o nível pode ser alterado.
Situação | Quando aparece |
Editável | O cadastro ainda não tem registros. O nível pode ser alterado |
Bloqueado | O cadastro já tem registros salvos. Para liberar, é preciso excluir todos os registros dele |
Fixo por regra | O cadastro tem nível único definido pelo sistema (sempre Organização) |
Somente leitura | O nível vem da integração. O ajuste é feito diretamente no ERP |
Alterar um cadastro
Localizar o cadastro pela busca Buscar cadastro ou pelos filtros Nível e Situação (clicar no ícone de confirmação para aplicar os filtros).
Na coluna Nível de compartilhamento, selecionar o novo nível.
Clicar em Confirmar no rodapé.
As alterações ficam pendentes até a confirmação. Enquanto isso, o rodapé exibe Alterações não confirmadas. O botão Cancelar descarta tudo o que não foi confirmado.
Alterar vários cadastros de uma vez
Marcar as caixas de seleção dos cadastros desejados. Apenas cadastros Editáveis podem ser marcados.
No campo Alterar, acima da tabela, escolher o nível.
Clicar em Confirmar.
Importante!
Definir o nível antes de criar os primeiros registros do cadastro. Depois do primeiro registro salvo, o nível fica bloqueado.
3. Cadastros que podem ser compartilhados
São 31 cadastros, organizados em quatro grupos. Todos começam no nível Filial, exceto os fixos em Organização.
Grupo | Cadastros | Nível inicial |
Integrados ao ERP | Centro de custo, Ocupação, Treinamento, Departamento, Turno de Trabalho, Tipo de afastamento, Tipo de adicional | Filial |
Fixos por regra | Agente de risco, Fonte geradora, Medida de controle, Termo de responsabilidade | Organização (não pode ser alterado) |
Cadastros da filial | Horário, Ambiente físico, Causador de acidente, Despesa, Medicamento, Instrumento de medição, Exame, Programa de saúde, Faixa periódica, Vacina, Tarefa | Filial |
Requisitos (vínculos) | Exames por cargo, EPIs por cargo, Vacinas por cargo, EPIs por centro de custo, Vacinas por centro de custo, Exames por risco, Treinamentos do programa de saúde, Exames do programa de saúde, Ocupações do programa de saúde | Filial |
Alguns cadastros acompanham o nível de outro: grupos de análise, análises e IBMP seguem o nível do Exame; faixas etárias seguem o nível da Faixa periódica.
Importante!
Um requisito nunca pode ser mais amplo que os cadastros que ele liga. Por exemplo, se Centro de custo está no nível Filial, EPIs por centro de custo também só pode ficar em Filial. Com Centro de custo em Organização, o requisito pode ficar em Organização ou Filial.
4. Uso dos cadastros compartilhados no dia a dia
Depois de configurado o nível, o cadastro é usado normalmente. Um registro criado em qualquer filial é gravado no nível definido e, quando o nível é Organização, aparece automaticamente nas demais filiais da organização.
Consulta, edição e exclusão
Ação | Quem pode realizar |
Consultar | Todas as filiais da organização, quando o registro está no nível Organização |
Editar | Qualquer filial que enxerga o registro. A alteração vale para todas as filiais da organização |
Excluir | Qualquer filial que enxerga o registro. A exclusão vale para todas as filiais da organização |
Importante!
Como a edição e a exclusão afetam todas as filiais que compartilham o registro, recomenda-se alinhar entre as filiais quem é responsável por manter cada cadastro.
Requisitos por centro de custo, cargo e programa de saúde
Requisitos são os itens vinculados a outro cadastro: EPIs e vacinas do centro de custo, exames, EPIs e vacinas do cargo, exames do risco e exames, treinamentos e ocupações do programa de saúde.
O nível de um requisito não é escolhido ao adicioná-lo. Ao salvar, o sistema grava o item no nível configurado para aquele requisito na tela Compartilhamento de Cadastros. Por exemplo, com EPIs por centro de custo no nível Organização, todo EPI adicionado a um centro de custo é gravado na organização e passa a valer para todas as filiais dela.
O item fica restrito à filial em que foi cadastrado quando:
o requisito está configurado no nível Filial; ou
o compartilhamento de cadastros não está habilitado para a organização.
Herança e remoção
Um requisito gravado no nível Organização aparece em todas as filiais da organização, sem precisar ser cadastrado de novo em cada uma.
A remoção de requisitos segue a mesma regra dos demais registros compartilhados: qualquer filial que enxerga o item pode removê-lo, inclusive quando ele foi cadastrado em outra filial. A remoção vale para todas as filiais que compartilham o item.
Integração com o ERP
Para os cadastros integrados (Centro de custo, Ocupação, Treinamento, Departamento, Turno de Trabalho, Tipo de afastamento e Tipo de adicional):
A importação grava o registro no nível definido na tela Compartilhamento de Cadastros.
Quando outra filial da organização sincroniza o mesmo registro, ele não é duplicado: o sistema reconhece o registro compartilhado pelo código do ERP.
A configuração da tela prevalece sobre o compartilhamento informado pelo ERP. Divergências geram alerta nos erros de integração.
Outras telas
Cópia de GHE para outra filial: vale para centro de custo, departamento, ocupação e tarefa vinculados ao GHE.
Registro compartilhado na organização: o GHE copiado continua usando o mesmo registro.
Registro exclusivo da filial de origem: é substituído pelo registro da filial de destino com o mesmo código (código do ERP; na tarefa, a referência). Se a filial de destino não tiver esse registro, ele fica de fora da cópia.
Questionários de segurança: continuam aparecendo na listagem quando o centro de custo, a ocupação, o departamento, o ambiente físico ou a fonte geradora vinculados são compartilhados por outra filial.
Sincronização de funcionários: ao importar funcionários, o centro de custo, a ocupação, o departamento e o turno de trabalho compartilhados são reaproveitados. O sistema não cria uma cópia por filial.
5. Regras importantes
O nível só muda com o cadastro vazio. Com ao menos um registro salvo em qualquer filial, a situação passa para Bloqueado.
Registros antigos não são compartilhados automaticamente. Os registros existentes antes da ativação continuam visíveis apenas na filial de origem.
Compartilhamento vale para a organização inteira. Um registro no nível Organização aparece em todas as filiais; não é possível restringi-lo a um subconjunto de filiais.
Somente Administradores podem alterar os níveis de compartilhamento.
Mensagens exibidas
Mensagem | Significado |
Não é possível alterar o compartilhamento: a tabela possui registros. Esvazie a tabela para mudar o nível. | O cadastro já tem registros |
Nível de compartilhamento indisponível para esta entidade. | O nível escolhido não é permitido para o cadastro |
Perguntas frequentes
Por que o nível de um cadastro aparece como Bloqueado?
O cadastro já possui registros salvos. Para liberar a alteração, é preciso excluir todos os registros desse cadastro em todas as filiais.
Os cadastros já existentes passam a ser compartilhados?
Não. Os registros criados antes da ativação continuam exclusivos da filial de origem.
É possível compartilhar um registro só com algumas filiais?
Não. Os níveis disponíveis são Organização (todas as filiais) e Filial (somente a filial que criou o registro).
Uma filial pode alterar um registro criado por outra filial?
Sim, desde que o registro esteja compartilhado com ela. A alteração vale para todas as filiais que compartilham o registro.
A integração com o ERP vai duplicar os cadastros compartilhados?
Não. Quando duas filiais da organização sincronizam o mesmo código do ERP, o sistema reaproveita o registro compartilhado.
Por que não é possível alterar o nível de Agente de risco?
Agente de risco, Fonte geradora, Medida de controle e Termo de responsabilidade são Fixos por regra no nível Organização.
Resumo das telas
Tela | Caminho | Finalidade |
Compartilhamento de Cadastros | Minha Conta › Organização | Definir o nível de compartilhamento de cada cadastro |
Requisitos (coluna Compartilhamento) | Centro de custo, Ocupação e Programa de saúde | Identificar se o item é herdado da organização ou definido na filial |